Enregistrement des heures et indemnités CCT : comment tout gérer en quelques clics

Des fiches horaires et listes Excel à un enregistrement complet des heures avec calculs CCT automatiques. Sans tracas, sans erreurs.

Demandez à n'importe quelle entreprise de déménagement comment elle suit les heures et vous obtiendrez dix réponses différentes. Des fiches horaires dans la cabine. Un fichier Excel partagé sur le serveur. Des messages WhatsApp du chef d'équipe. Ou le classique : une pile de bons de travail qui atterrit sur le bureau du comptable le vendredi après-midi.

Ça fonctionne. Jusqu'à ce que ça ne fonctionne plus. Car qui vérifie si ces heures correspondent au planning ? Qui calcule la majoration pour les heures supplémentaires du samedi ? Et qui suit quel employé a droit à quelle indemnité ?

Le vrai problème, ce ne sont pas les heures

Enregistrer des heures n'est pas si compliqué en soi. Ça devient délicat quand il faut aussi vérifier, corriger et calculer ces heures en majorations et indemnités. La CCT du transport professionnel de marchandises prévoit des règles pour les heures supplémentaires, le travail du week-end, les jours fériés et le travail de nuit. À cela s'ajoutent les indemnités de séjour et de déplacement. Et chaque employé peut avoir des accords différents.

Quand vous faites tout cela manuellement, vous ne perdez pas seulement beaucoup de temps - vous faites aussi des erreurs. Une majoration oubliée. Une indemnité mal calculée. Un employé qui n'a pas pris assez de pause sans que personne ne s'en aperçoive. Ce genre de choses coûte de l'argent et crée des tensions avec le personnel.

Les employés enregistrent eux-mêmes leurs heures via l'application

Dans Bas, l'enregistrement des heures fonctionne de manière fondamentalement différente. L'employé ouvre l'application sur son téléphone et obtient immédiatement une proposition pour la journée à enregistrer. Le système sait quelles heures sont attendues en fonction du planning, du contrat et du calendrier de travail.

L'employé n'a qu'à vérifier si c'est correct. Heure de début et de fin correctes ? Confirmer. Pause insérée automatiquement ? Confirmer. Terminé. L'employé a-t-il effectué du travail de terrain non prévu ? Il ajoute alors ces heures lui-même. L'enregistrement doit être complet - l'application n'accepte pas une journée incomplète.

En pratique, pour un employé planifié, c'est l'affaire de trois tapotements sur son téléphone. Pas de formulaires, pas de fiches horaires, pas de messages WhatsApp au back-office.

Le back-office obtient une vue complète

Toutes les heures enregistrées se retrouvent dans une chronologie visuelle sous RH. Vous voyez par employé et par jour exactement ce qui a été enregistré : heures de travail, pauses, maladie, congé. Chaque bloc a une couleur indiquant son statut - de la proposition à l'approbation.

Mais le système fait plus qu'afficher. Il vérifie automatiquement :

• Écart par rapport aux heures contractuelles - un employé travaille-t-il structurellement plus ou moins que convenu ?
• Temps de pause - la pause enregistrée répond-elle aux exigences minimales de la CCT ?
• Comparaison avec les collègues - un employé déclare-t-il des heures notablement différentes de celles de ses collègues sur le même chantier ?
• Heures du chef d'équipe - les heures correspondent-elles à ce que le chef d'équipe a noté ?

L'approbation peut se faire par bloc horaire, par employé ou pour plusieurs employés à la fois. Dans une entreprise de déménagement de 20 personnes, le traitement quotidien des heures est géré en quelques minutes.

L'IA fait le travail préparatoire

Ce qui rend l'enregistrement des heures dans Bas spécial, c'est la proposition intelligente préparée pour chaque employé. Le système combine toutes les informations disponibles - planning, heures du chef d'équipe, heures auto-enregistrées, contrat, calendrier de travail et horaires d'ouverture - et en fait une proposition complète.

Un employé est planifié pour un déménagement de 8h00 à 16h00 ? Les heures sont déjà préparées, y compris la pause obligatoire au bon moment. L'employé n'a que des compétences de bureau et n'est pas planifié ? Des heures de bureau sont automatiquement proposées pour la journée contractuelle.

Le résultat : dans de nombreux cas, en tant que back-office, vous n'avez qu'à vérifier la proposition et l'approuver. Le système a déjà fait le gros du travail.

Des heures aux majorations et indemnités

C'est là que ça devient vraiment intéressant. Dès que les heures sont approuvées, Bas calcule automatiquement toutes les majorations et indemnités selon les règles que vous avez configurées. Heures supplémentaires le mardi ? Majoration calculée. Déménagement un jour férié ? Majoration jour férié ajoutée. L'employé a travaillé plus de quatre heures sur le terrain ? Indemnité de séjour attribuée.

Vous configurez vous-même les règles via un assistant. Les possibilités :

• Règles de majoration - heures supplémentaires par jour ou par semaine, travail du week-end, jours fériés, travail de nuit. Pour chaque règle, vous définissez le pourcentage et les employés concernés.
• Indemnités - par heure ou par jour, avec conditions. Par exemple : frais de séjour uniquement si un employé travaille plus de quatre heures sur le terrain et a commencé avant 7h00.
• Attributs d'employé - créez des attributs et associez-les aux employés pour appliquer des règles spécifiques ou les exclure.

Vous pouvez suivre les règles CCT standard, mais aussi enregistrer des accords spécifiques. Un employé a-t-il droit à une indemnité café supplémentaire sur base d'un accord antérieur ? Créez un attribut, associez l'indemnité et elle est calculée automatiquement.

Export vers votre logiciel de paie

Une fois toutes les heures approuvées et les majorations calculées, vous exportez le tout en un clic. L'export contient les heures, majorations et indemnités par employé - prêt à être chargé dans votre logiciel de paie. Pas de ressaisie, pas de calculs manuels, pas de règles oubliées.

L'ensemble du processus - du rendez-vous client à la paie - passe par un seul système. Cela fait non seulement gagner du temps, mais évite aussi les erreurs qui surviennent quand les informations sont saisies à plusieurs reprises.

Commencer n'a pas besoin d'être compliqué

Vous choisissez la date à laquelle vous commencez l'enregistrement des heures. Ainsi, vous pouvez d'abord mettre en ordre les paramètres - règles de pause, règles de majoration, indemnités - et informer vos employés du fonctionnement de l'application. À partir de la date de démarrage, ils reçoivent automatiquement des rappels pour enregistrer leurs heures.

Les règles de pause sont paramétrées par défaut selon la CCT du transport professionnel de marchandises. Vous déviez ? Adaptez les règles à votre situation. Il en va de même pour la façon dont les heures sont complétées : vous décidez si et comment le système comble les heures manquantes.

La plupart des entreprises de déménagement ont terminé la configuration en une matinée. Et à partir de ce moment, le système travaille pour vous au lieu de l'inverse.